En este artículo vamos a tratar para qué sirve un CRM y porque es importante, lo primero que le decimos a nuestros clientes es que tienen que centrarse en las partes de tu negocio que generan beneficios. Parece obvio, pero con la atención centrada en atraer nuevos clientes y la creación de una experiencia excepcional para el cliente los sistemas CRM ya no son opcionales; son esenciales para cualquier empresa que aspire a la eficacia y el crecimiento. En este artículo, desglosaré algunas datos convincentes sobre los CRM e ideas útiles para emprendedores y empresarios individuales.
¿Para que sirve un CRM? ¿Es válido también para pequeñas empresas? La eficacia es lo más importante.
El CRM ayuda a las empresas a gestionar sus relaciones con los clientes recopilando información sobre ellos y haciéndola accesible a todos los departamentos de la empresa. Esta información se utiliza para ofrecer una experiencia personalizada a los clientes, lo que puede ayudar a las empresas a cerrar ventas y fidelizarlos.
Si te estás absteniendo de utilizar un CRM porque crees que tu empresa es demasiado pequeña, te estás perdiendo importantes mejoras de eficiencia. Los datos son claros: el tamaño no dicta el valor que un CRM puede aportar a tu empresa. De hecho, las empresas más pequeñas suelen ver un impacto más inmediato porque pueden aplicar los cambios con mayor rapidez.
Haz esto a continuación:
- Identifica tus necesidades: Traza un mapa de tu proceso de ventas y del recorrido del cliente. Esto te ayudará a identificar las funciones de gestión de las relaciones con los clientes que necesitas.
- Investiga y compara opciones: Una vez que tengas una idea clara de tus necesidades, empieza a buscar entre las distintas opciones de CRM. Busca un software que se ajuste a tu presupuesto, hay algunos que tienen opciones gratuitas para comenzar, busca que sea compatible con tus herramientas actuales y satisfaga tus necesidades específicas. Tómate tu tiempo para comparar las distintas opciones, leer opiniones e incluso hacer algunas pruebas gratuitas para hacerte una idea de cada software CRM.
- Ten en cuenta la escalabilidad: Cuando planifiques el crecimiento, elige un sistema CRM que crezca con tu empresa. Asegúrate de que el CRM que elijas pueda gestionar una base de clientes creciente, conjuntos de datos más grandes y necesidades empresariales cambiantes. Busca un software CRM que ofrezca funciones avanzadas que puedas desbloquear a medida que crezca tu negocio.
- Empieza con un CRM sencillo y básico: Empezar con algo pequeño y sencillo mejora la eficacia y la productividad sin complejidades innecesarias. Un CRM sencillo tendrá una interfaz de usuario simple, lo que reduce la resistencia de los miembros del equipo y también permite el crecimiento futuro.
Además del tamaño, muchas pequeñas empresas se sienten abrumadas al implantar un CRM. La mayoría de nosotros hemos experimentado el horror de implantar un software o un sistema de gestión y intenta apoyarte de profesionales o uno de los miles de tutoriales que hay en internet.
Las hojas de cálculo no tienen cabida hoy en día
El 56% de los usuarios que no utilizan CRM confían en métodos anticuados como las hojas de cálculo y el correo electrónico.
Si sigues aferrándote a las hojas de cálculo y el correo electrónico para gestionar las relaciones con los clientes, ha llegado el momento de revisar la realidad. Puede que pienses que son eficaces, pero en realidad te están frenando y puede que te estén costando nuevos clientes y proyectos, y creando una mala experiencia de cliente.Un CRM no sólo puede replicar las funciones de una hoja de cálculo, sino que también te ofrece funciones dinámicas que pueden adaptarse a las necesidades de tu negocio en tiempo real.Cómo hacerlo:
- Haz una lista de las tareas que gestionas actualmente con hojas de cálculo. Empieza por identificar todas las tareas para las que utilizas hojas de cálculo, ya sea el seguimiento de las ventas, la gestión de las existencias o la comunicación con los clientes. Esta lista te servirá de hoja de ruta para las funciones de gestión de las relaciones con los clientes que necesitas investigar.
- Busca funciones CRM que puedan sustituir estas tareas. Una vez que tengas tu lista, empieza a buscar las funciones de CRM que pueden sustituir a cada tarea. Verás que la mayoría de los CRM modernos ofrecen una amplia gama de funciones que van más allá del simple almacenamiento de datos. Pueden automatizar tareas, enviar recordatorios e incluso proporcionar análisis, cosas que tu hoja de cálculo no puede hacer.
- Migrar datos de una hoja de cálculo a un CRM. Una vez que hayas encontrado un CRM que se adapte a tus necesidades, el siguiente paso es la migración de datos. Puede parecer desalentador, pero muchos CRM ofrecen herramientas de importación de datos fáciles de usar que te permiten transferir datos de tus hojas de cálculo al sistema. Una vez que tus datos estén en el CRM, podrás empezar a aprovechar todas las funciones dinámicas que ofrece.
Es fácil: la gestión de las relaciones con los clientes no tiene por qué ser complicada
Estás ocupado, y lo último que necesitas es un CRM que sea difícil de usar. Lo que realmente nos dicen estos datos es que las empresas buscan un sistema CRM que se adapte a sus procesos actuales de marketing, ventas y asistencia, en lugar de obligarlas a adaptarse al sistema CRM. Cuanto más sencillo e intuitivo sea el CRM, antes podrás volver a lo que mejor sabes hacer: dirigir tu empresa:
- Opta por un software CRM con una interfaz fácil de usar. Una interfaz limpia e intuitiva no es sólo «agradable de tener», es esencial. Significa que pasarás menos tiempo formándote y más tiempo utilizando la herramienta con el fin para el que fue diseñada: hacer prosperar tu negocio.
- Aprovecha las pruebas gratuitas para comprobar lo fácil que es utilizarla. La mayoría de los programas de gestión de relaciones con los clientes ofrecen un periodo de prueba gratuito. Y muchos ofrecen una opción «gratis para siempre». Utiliza este periodo para explorar no sólo la funcionalidad, sino también para ver si el CRM se adapta perfectamente a tus procesos empresariales actuales. Si sientes que es una extensión natural de tu flujo de trabajo, vas por buen camino.
- Echa un vistazo a los tutoriales en línea para que tu equipo se ponga en marcha rápidamente. Incluso el CRM más intuitivo tendrá una curva de aprendizaje. Los tutoriales en línea pueden acelerar este proceso, permitiendo a tu equipo sacar el máximo partido del CRM desde el primer día.
Ahorrar tiempo ahorra dinero
El 42% de los usuarios de CRM ahorran entre 5 y 10 horas a la semana.
El tiempo es algo más que un tic-tac; es un reflejo directo de la eficiencia y rentabilidad de tu negocio. Cuando el 42% de los usuarios de CRM dicen que ahorran entre 5 y 10 horas a la semana, no se trata sólo de pausas extra para el café. Es tiempo valioso que puedes reinvertir en atraer empleados de calidad, mejorar la experiencia del cliente o convertir más clientes potenciales en clientes. En esencia, un CRM no es sólo una herramienta organizativa; es un activo que te ahorra tiempo y dinero.
Cómo:
- Identifica las tareas repetitivas que el software de gestión de relaciones con los clientes puede automatizar. Empieza por hacer una lista de las tareas que tú o tu equipo realizáis varias veces al día o a la semana. Podrían ser cosas como enviar correos electrónicos de seguimiento o actualizar registros de clientes. Automatizar estas tareas mediante un CRM no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de error humano.
- Haz un seguimiento del tiempo que ahorras y reinviértelo en actividades de crecimiento. Una vez que hayas automatizado las tareas, lleva un diario del tiempo que ahorras. Utiliza este nuevo tiempo sabiamente reinvirtiéndolo en actividades que contribuyan directamente al crecimiento de la empresa, como la planificación estratégica o el desarrollo de nuevos productos.
- Utiliza análisis integrados para medir el rendimiento de la inversión del tiempo ahorrado. La mayoría de los CRM vienen con herramientas de análisis que pueden ayudarte a cuantificar el valor del tiempo que has ahorrado. Al asignar un valor monetario a estas horas, puedes ver claramente el retorno de la inversión y tomar decisiones basadas en datos sobre tus futuras inversiones de tiempo.
Clientes satisfechos, mayores beneficios
Tus clientes son algo más que entradas en una base de datos; son tu billete hacia el crecimiento sostenible. Un sistema de gestión de las relaciones con los clientes bien implantado puede transformar estas relaciones en una base de clientes fieles, que a su vez puede tener un impacto significativo en tu cuenta de resultados. Los clientes satisfechos no sólo atraen negocios repetidos; también se convierten en defensores de tu marca:
- Utiliza tu CRM para personalizar las interacciones con los clientes. La personalización es ahora la norma, no la excepción. Tu CRM puede capturar y almacenar detalles sobre las preferencias de los clientes y sus interacciones anteriores, lo que te permite adaptar tus mensajes y ofertas con mayor eficacia.
- Establece seguimientos automatizados para un servicio constante y de calidad. La coherencia genera confianza. Automatiza las comunicaciones de seguimiento a través de tu CRM para asegurarte de que siempre cumples las expectativas del cliente y resuelves rápidamente cualquier problema.
- Realiza un seguimiento de las métricas de satisfacción del cliente en tu CRM. No puedes mejorar lo que no mides. Utiliza las funciones de análisis de tu CRM para realizar un seguimiento de las métricas clave de satisfacción del cliente, como la puntuación neta de promotores (NPS) o la puntuación de satisfacción del cliente (CSAT). Estos datos guiarán tus esfuerzos continuos para mejorar la experiencia del cliente.
Los resultados
Si eres un empresario sin CRM, estás dejando dinero sobre la mesa. Las últimas investigaciones sobre la gestión de las relaciones con los clientes demuestran que los beneficios superan con creces los costes, ya sea en términos de ahorro de tiempo, satisfacción del cliente o aumento de la facturación. ¿No es hora de que empieces?
