Como CRM de primera calidad, Salesforce lidera el mercado por su capacidad de adaptarse a prácticamente cualquier sector o proceso. Tras décadas implementando y ayudando a clientes de Salesforce, aunque el precio de los puestos y el almacenamiento es asequible, el uso y las tarifas pueden crecer rápidamente por encima de lo esperado. Esto, por supuesto, es algo fundamental para el modelo de negocio de Salesforce. Una vez que has integrado Salesforce en todos los procesos de tu organización, no es fácil deshacer los entuertos que pueden disparar rápidamente los costes de la plataforma.

Cómo gestionar los costes de Salesforce

Proporcionar a tu personal interno una plataforma altamente personalizable, automatizada y optimizada puede reducir los tiempos y procesos necesarios para el funcionamiento de tu empresa. Gestionar toda la inteligencia de tus clientes potenciales y clientes en una plataforma central en lugar es esencial para la seguridad futura de tu negocio. Y, mejorar tu experiencia de cliente externamente también puede mejorar la generación de prospectos, la captación de clientes, la retención de clientes y el valor general del cliente. Por el bien de este artículo, nos centraremos en elementos procesables que afectan directamente al coste de la plataforma Salesforce. He aquí algunos consejos específicos para conseguir un ahorro de costes:

Optimización de licencias: Revisa periódicamente las licencias y funciones de los usuarios para asegurarte de que los empleados tienen el nivel adecuado de acceso necesario para sus funciones laborales. Elimina las licencias no utilizadas o innecesarias para reducir costes.
Negociación de contratos: Aunque Salesforce es bastante transparente en cuanto a sus precios, te sorprendería el margen que tienen los representantes de Salesforce para negociar. Y los precios mejoran aún más si añades productos adicionales, añades años a tu contrato o gestionas la negociación de tu contrato en torno al ciclo de objetivos del equipo de ventas.
Gestión del almacenamiento: Salesforce cobra en función del uso del almacenamiento de datos. Limpia y archiva regularmente los datos antiguos, elimina los duplicados y optimiza el almacenamiento de datos para evitar gastos innecesarios. Integrar proveedores externos de almacenamiento también puede reducir significativamente esos costes. El desarrollo inicial puede hacer que merezca la pena a largo plazo.
Esfuerzos de desduplicación: Implementa procesos de limpieza y desduplicación de datos para evitar pagar de más por registros redundantes. Muchos usuarios se sorprenden de que esto no sea básico en la plataforma. Los problemas de registros duplicados no sólo generan costes innecesarios, sino que tienen un impacto descendente en la frustración de los usuarios y en los problemas de datos que conducen a problemas de experiencia del cliente.
Análisis de uso: Rastrea la actividad de los usuarios y los patrones de adopción. Identifica las funciones y módulos infrautilizados para interrumpirlos o volver a formar a los usuarios, evitando gastos innecesarios. Haz un seguimiento de las llamadas a la API para evitar cargos inesperados por exceso de uso. Optimiza las integraciones y limita el uso excesivo de la API.
Automatiza y Optimiza: Utiliza las funciones de automatización de Salesforce para reducir el trabajo manual y los costes asociados. Automatiza las tareas repetitivas, los flujos de trabajo y las aprobaciones siempre que sea posible. Revisa y optimiza los flujos de trabajo complejos para reducir los pasos y reglas implicados, agilizando los procesos y mejorando la eficacia.
Evalúa las aplicaciones de AppExchange: En lugar de crear soluciones personalizadas, explora las aplicaciones prediseñadas en AppExchange que pueden satisfacer las necesidades de tu empresa, a menudo a un coste inferior. También hay miles de aplicaciones e integraciones bien construidas fuera de AppExchange. Aunque quieras asegurarte una solución bien construida y bien respaldada, no cometas el error de pensar que sólo están disponibles dentro de AppExchange.
Externalizar la administración: Considera la posibilidad de externalizar funciones no esenciales como administración del sistema, el mantenimiento o la asistencia a socios especializados de Salesforce o proveedores de servicios gestionados, lo que puede resultar más rentable que contratar empleados a tiempo completo. No sólo es más rentable, sino que un socio con gran experiencia a menudo puede desplegar soluciones sólidas e innovadoras mucho más rápido que un recurso interno.
Minimiza las personalizaciones: Un exceso de personalizaciones puede provocar mayores costes de mantenimiento y posibles complicaciones durante las actualizaciones. Da prioridad a las funciones estándar de Salesforce y reserva las personalizaciones para necesidades empresariales críticas. Desconfía de los consultores y socios que siempre te harán crear soluciones personalizadas en lugar de conceder licencias de otras soluciones. Las soluciones de terceros suelen estar bien respaldadas y actualizadas sin costes adicionales.
Auditoría periódica: Realiza revisiones periódicas del uso de Salesforce, los costes y el rendimiento de la inversión. Incluye a tu personal, su formación, subcontratistas, consultores y licencias de terceros. Identifica las áreas en las que se pueden optimizar los costes y toma las medidas necesarias. Evalúa periódicamente las necesidades de tu organización y escala los recursos de Salesforce en consecuencia. Evita sobreaprovisionar o infrautilizar los recursos.
Consolidar instancias: Si tu empresa tiene varias instancias de Salesforce, considera la posibilidad de consolidarlas en una única instancia para reducir los costes de licencias y mantenimiento.
Seguimiento y control del desarrollo personalizado: Vigila de cerca los costes del desarrollo a medida. Equilibra los esfuerzos de desarrollo interno con los costes potenciales de contratar consultores externos o implantar soluciones de terceros. Los arquitectos de soluciones externos con años de experiencia pueden proporcionar un rendimiento mucho mejor que los costosos errores de un personal interno inexperto.

Mediante la aplicación de estas estrategias procesables, las empresas pueden influir directamente en el coste de la plataforma Salesforce y conseguir ahorros sustanciales con el tiempo.

Una nota sobre los socios de Salesforce

El ecosistema de socios es increíble dentro de Salesforce, pero debes tener en cuenta que Salesforce recompensa a los socios que aportan más ingresos a Salesforce. Busca un socio independiente en lugar de que te recomienden uno. Como empresa de consultoría independiente, velamos por el bienestar de nuestros clientes… Salesforce estará bien. Si está buscando un socio para lograr cualquiera de los puntos anteriores, nuestra empresa está preparada para ayudarle: desde ayudarle a negociar un gran contrato, hasta subcontratar la administración, pasando por integrar soluciones de terceros que mantengan bajos sus costes de Salesforce. Programe un consulta gratuita hoy mismo a través de nuestro sitio web o envíanos la siguiente información para que podamos ayudarte.