En Clicategia las reuniones son una parte importante, ya sea para intercambiar ideas con clientes, primer contacto o reuniones de seguimiento. Cuando tenemos una reunión puede ocurrir que se nos despiste tomar alguna nota, por eso recurrí a Otter. Si te estás preguntando si merece la pena utilizarlo, aquí tienes mi opinión.
¿Qué es Otter.ai?
Otter.ai es una herramienta de transcripción y colaboración que utiliza inteligencia artificial para transcribir el lenguaje hablado a texto escrito en tiempo real. Puedes utilizar Otter para capturar transcripciones de reuniones, crear notas automatizadas con capacidad de búsqueda y compartirlas con tu equipo para colaborar. Se integra con herramientas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams para la transcripción en directo.
¿Qué puedes hacer con Otter?
Otter está repleto de pequeñas funciones importantes que te ayudarán a resolver problemas de transcripción y afines. Pero el panel de control, que puedes ver a continuación, está dividido en cinco categorías principales.
Aquí tienes un análisis en profundidad de cada una de las características clave:
Grabaciones de reuniones
Empezando por la función principal: las grabaciones de reuniones.
Otter se integra con tu calendario para unirse automáticamente a tus reuniones, permaneciendo en la discusión y grabando todo en tiempo real. Otter se une a la reunión como participante, claramente visible como cualquier otro participante (humano) visible para todos en la llamada. No te preocupes. Puedes eliminar a Otter de las reuniones si no es necesario. Si no quieres que el robot Otter se una automáticamente a tus reuniones, puedes cambiarlo en la configuración.
Otter te envía un correo electrónico con tu próxima programación.
Después de la reunión, Otter envía a todos los participantes una copia íntegra de la grabación, garantizando así que todos estén de acuerdo. Otter también te permite conservar la copia de la transcripción para ti, desactivando la opción de enviar una copia a todos los participantes. ¡Pero no olvides desactivarla antes de la reunión!
Una vez terminadas tus reuniones, esto es lo que obtienes:
- Una transcripción literal de la reunión para revisar y hacer referencia a puntos concretos.
- Un resumen conciso en el que se destacan los puntos principales, que te permite comprender los debates clave de un vistazo.
- Un plan estructurado que organiza la conversación en secciones, permitiendo una navegación y un seguimiento rápidos.
- Asistente de IA para buscar información específica dentro de la reunión o aclarar puntos de la discusión.
- Elementos adicionales de la reunión, como capturas de pantalla, para proporcionar contexto y mejorar la comprensión.
Un correo electrónico con un resumen de la reunión, mostrando sólo partes de la grabación completa de la reunión.
Canales
En Otter, los canales te permiten organizar las conversaciones por temas, proyectos o equipos, para que te resulte más fácil encontrar lo que necesitas. En lugar de dejar que la información clave se pierda en un mar de documentos, puedes agruparla en un canal, organizada por proyecto, equipo o tema. Las acciones a realizar no se quedan en letra muerta. Se pueden asignar a las personas adecuadas, directamente en el canal, como una lista de tareas ya a medio completar.
Mensajes directos
¿Necesitas discutir un punto concreto en una reunión con un colega? ¿O aclarar un punto de acción? Puedes crear un chat privado, compartir notas o transcripciones relevantes y colaborar directamente.
Archivos
Las carpetas en Otter son otra forma de organizar tu trabajo. Puedes agrupar grabaciones, transcripciones y notas relacionadas en carpetas independientes, lo que facilita la gestión de proyectos o la separación de archivos personales y de equipo. Es una función sencilla que añade claridad y estructura a tu espacio de trabajo.
Integraciones
Otter se integra con una serie de herramientas para adaptarse perfectamente a tu flujo de trabajo. Desde la sincronización con Google Calendar y Microsoft Outlook para unirse automáticamente a las reuniones, hasta el trabajo con plataformas como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet para transcripciones en directo, estas integraciones garantizan que Otter trabaje donde tú lo haces.
La grabación completa de la reunión, que incluye capturas de pantalla y una opción de repetición, está disponible en el sitio web de Otter.
Otras características dignas de mención
Aquí tienes otras características dignas de mención que ofrece Otter:
Chat sobre IA
Para mi sorpresa, el Chat AI de Otter ha demostrado ser mucho más útil de lo que pensaba. Al principio no creía que necesitara un chatbot en una herramienta de transcripción, pero ha demostrado su utilidad durante los ajetreados días de reunión. Por ejemplo, le pedí que me ayudara con un punto de acción durante una reunión, y me orientó claramente sobre cómo desglosarlo y asignar tareas de forma eficaz. La posibilidad de perfeccionar las tareas y sugerir mejoras añade un nivel de eficacia que complementa bien las demás funciones.
Inscripción
La función de grabación de Otter te permite capturar conversaciones sobre la marcha, lo que la hace perfecta para reuniones cara a cara, entrevistas o charlas improvisadas. En lugar de depender de tus notas o de tu memoria, puedes iniciar una grabación directamente desde la aplicación para asegurarte de que no se te escapa ningún detalle. Es sencillo, pero es un salvavidas en estos momentos.
Opciones para determinar cuándo Otter debe unirse automáticamente a las reuniones
Importación y exportación
Otter hace que sea fácil importar archivos externos y compartir tus transcripciones en diversos formatos. Con el plan gratuito, puedes importar hasta tres archivos desde cualquier lugar: un archivo de audio de tu dispositivo o una grabación de otra plataforma. Una vez lista tu transcripción, puedes exportarla en varios formatos, como .txt, copiarla al portapapeles o compartirla directamente. Es una función flexible que mantiene conectados tus archivos y flujos de trabajo.
Comentarios
Otter te permite añadir comentarios directamente a las transcripciones, lo que la convierte en una valiosa función para los equipos que colaboran en proyectos. Ya sea para aclarar un punto, dar tu opinión o etiquetar a alguien para que haga un seguimiento, los comentarios ayudan a mantener la conversación organizada y procesable. Esto es especialmente útil cuando varias personas trabajan en el mismo proyecto, ya que garantiza que todos se mantengan alineados y que no se pase nada por alto.
Lo que me gusta de Otter
Otter ofrece una serie de funciones notables, que lo convierten en una herramienta eficaz para gestionar reuniones y fomentar la colaboración. He aquí algunos ejemplos:
Una de las funciones más impresionantes es su capacidad para transcribir reuniones en tiempo real al tiempo que proporciona un resumen. Esta doble funcionalidad ahorra mucho tiempo, sobre todo cuando necesitas repasar rápidamente lo ocurrido en una reunión sin pasar por la transcripción completa.
- Captura las diapositivas de la reunión; Otter integra el contexto visual directamente en la transcripción, en lugar de limitarse a grabar el audio. Esto cambia las reglas del juego y permite tenerlo todo en el mismo sitio.
- Crea listas de control de acciones: La creación automática de elementos de acción es otro punto fuerte. Simplifica la identificación de tareas, su asignación y garantiza que no se pase por alto ningún seguimiento crítico.
Otra función increíblemente útil es la forma en que Otter me envía por correo electrónico las notas de las reuniones directamente después de cada sesión. Así me mantengo organizada y puedo compartir las notas sin esfuerzo con mi equipo u otras partes interesadas.
Por último, el diseño colaborativo de Otter es excepcional. Funciones como los comentarios y los canales permiten a los equipos alinearse en las tareas, revisar los debates y contribuir a los proyectos sin confusiones. Estos elementos se combinan para hacer de Otter una potente herramienta para la productividad individual y la colaboración en equipo.
Lo que le falta a Otter
Aunque Otter tiene muchos puntos fuertes, hay algunas áreas en las que se queda corto:
- Capacidades limitadas de edición y formateo; Tengo que exportar el contenido a una herramienta de terceros como Google Docs para realizar ediciones detalladas o dar formato a un resumen. Este paso adicional puede ser una molestia cuando se trabaja con plazos ajustados.
- Preocupación por el precio y el soporte: Algunos usuarios han expresado su descontento con los cambios de precio, sobre todo en el plan Pro, y han destacado problemas con el servicio de atención al cliente. Aunque no se trata de problemas relacionados con las funciones, pueden afectar a la experiencia general de algunos usuarios.
De momento, Otter sólo admite 3 idiomas.
Estas deficiencias no merman en absoluto la utilidad de Otter, pero sí ponen de manifiesto aspectos que podrían mejorarse para aumentar la experiencia del usuario.
Última captura
Otter es innegablemente potente, sobre todo teniendo en cuenta todo lo que puedes conseguir con su plan gratuito. La posibilidad de transcribir reuniones, generar resúmenes y colaborar eficazmente sin pagar un céntimo lo hace accesible a muchos usuarios. Aunque sólo sea por eso, Otter ha simplificado en gran medida mi vida laboral.
